Politique de dénonciation

Toutes les personnes qui ont (ou ont eu) un contrat de travail avec DAF et toutes les personnes qui effectuent (ou ont effectué) un travail pour DAF peuvent déposer un rapport. Les parties prenantes externes de DAF, telles que les fournisseurs, les candidats, les partenaires commerciaux, etc., peuvent également déposer un rapport.

Cette politique peut être utilisée pour signaler des soupçons d'actes répréhensibles ou de violations possibles des lois et réglementations (inter)nationales au sein ou par DAF. Les exemples incluent :

• Les infractions pénales (possibles) ou les violations des lois et réglementations (inter)nationales ;
• Les violations du code de conduite PACCAR, des politiques standard PACCAR, des règles de conformité ou d'autres politiques internes de DAF/PACCAR ; ou
• Les menaces pour l'environnement, les risques pour la santé publique, les risques pour la sécurité personnelle ou les risques pour le bon fonctionnement de l'entreprise en raison d'actions ou d'omissions inappropriées.

Si vous soupçonnez ou avez connaissance d'actes répréhensibles et/ou de violations possibles, vous pouvez le signaler à votre personne de contact DAF habituelle. Si ce canal de signalement n'est pas une option, vous pouvez utiliser la ligne d'assistance éthique de PACCAR, où vous pouvez déposer un rapport anonyme si vous le souhaitez. Vous pouvez également discuter de vos préoccupations en toute confidentialité avec le directeur de la conformité avant de déposer un rapport. Le contact peut être établi via notre bureau de conformité en utilisant le formulaire de contact ci-dessous.

Vous pouvez également demander des informations, des conseils et une assistance concernant des actes répréhensibles présumés ou des violations du droit de l'Union (lois et réglementations locales et européennes) auprès de l'Autorité des lanceurs d'alerte ou d'autres autorités (voir les exemples néerlandais dans la section « Comment déposer un rapport ») dans votre pays (le cas échéant).

Si vous choisissez de suivre la politique de reporting de DAF, vous pouvez déposer un rapport écrit ou oral à votre personne de contact DAF habituelle. Cela peut également être fait de manière anonyme si vous le souhaitez. Si vous souhaitez déposer un rapport totalement anonyme, vous pouvez utiliser la hotline éthique de PACCAR. De plus amples informations sur la ligne d'assistance éthique de PACCAR sont disponibles sur le site Web de la ligne d'assistance éthique de PACCAR sous FAQ.

Lors du dépôt d’un rapport faisant état de soupçons d’actes répréhensibles possibles, il doit être fait de bonne foi et étayé, dans la mesure du possible, par des informations pertinentes.

Au lieu de faire un rapport via la procédure DAF, vous pouvez également faire un rapport directement à l'autorité (externe) compétente concernant des soupçons d'actes répréhensibles ou de violations du droit de l'Union (lois et réglementations locales et européennes). Les autorités compétentes comprennent (spécifiques au pays, ici les autorités néerlandaises) :

• L'Autorité des Consommateurs et des Marchés (ACM) ;
• L'Autorité néerlandaise des marchés financiers (AFM) ;
• L'Autorité néerlandaise de protection des données (AP) ;
• La Banque centrale néerlandaise (DNB) ;
• L'Autorité de lancement d'alerte ;
• L'Inspection de la Santé et de la Jeunesse (IGZ) ;
• L'Autorité néerlandaise de la santé (Nouvelle-Zélande) ;
• L'Autorité de sûreté nucléaire et de radioprotection (ANVS) ; et

• Les organismes et organismes administratifs ou parties d'organismes désignés par arrêté administratif général ou règlement ministériel.
   

Nous préférons le signalement via la procédure de DAF car il permet de traiter plus rapidement l'acte répréhensible ou la violation présumée, et s'il est signalé à l'extérieur, DAF manque l'opportunité d'une enquête interne.

Une fois le rapport reçu, il est transmis au directeur de la conformité. Le DAF doit traiter le rapport de manière confidentielle. Toutes les personnes impliquées dans le traitement d'un rapport ne doivent pas divulguer l'identité du déclarant ou des autres parties impliquées sans le consentement écrit explicite du déclarant, et doivent traiter les informations relatives au rapport de manière confidentielle.

Le directeur de la conformité, ou une personne désignée par lui si nécessaire, évalue d'abord les mesures à prendre et l'enquête (si nécessaire) à mener sur la base du rapport. Le directeur de la conformité envoie rapidement, mais au plus tard dans les sept jours, une confirmation de réception du rapport au déclarant. Le directeur de la conformité enregistre le rapport dans un registre dédié.

Le directeur de la conformité s'assure que le rapport est documenté par écrit et présente cette documentation au déclarant pour confirmation et signature. Le déclarant reçoit une copie de cette documentation.

Le Compliance Director soumet une proposition d'enquête au Comité d'intégrité dès que raisonnablement possible après le signalement, sauf si :

a) Le signalement n'est pas fondé sur des motifs raisonnables, ou

b) Il est clair à l'avance que le signalement ne concerne pas un acte répréhensible, une suspicion d'acte répréhensible ou une violation ou un risque de violation des lois et réglementations (inter)nationales.

Si le Comité d'intégrité décide de ne pas mener d'enquête, le Compliance Director en informe le déclarant dans les deux semaines suivant le dépôt du signalement. Cette décision est motivée.

Si le Comité d'intégrité décide de mener une enquête, le Compliance Director en informe le déclarant dans les deux semaines suivant le dépôt du signalement.

Aux fins de l'enquête faisant suite à un signalement, le Directeur de la Conformité est autorisé à demander tous les documents internes pertinents et à interroger toutes les parties concernées qu'il juge nécessaires pour formuler son avis au Comité d'Intégrité.

Si des informations fournies doivent rester confidentielles en raison de leur caractère confidentiel, cela est signalé au directeur de la conformité. Le Directeur de la Conformité peut faire appel à des experts pour obtenir les informations nécessaires.

Les coûts associés sont soumis au Comité d’intégrité pour approbation avant engagement.

Dès que possible après réception du rapport, le Compliance Director documente ses conclusions dans un rapport d'avis adressé au Comité d'intégrité. Le rapport d'avis décrit la validité du rapport et peut inclure des recommandations.

Le rapport d'avis avec recommandations est fourni au Comité d'intégrité sous une forme anonymisée, si nécessaire, pour protéger le déclarant et conformément à la nature confidentielle des informations fournies au Compliance Director.

Dans un délai maximum de trois mois après réception du signalement, le Compliance Director ou un membre de la direction informe par écrit le déclarant et toute personne concernée par le signalement de la position de fond du Comité d'intégrité concernant le signalement. Dans des cas exceptionnels, ce délai peut être prolongé. Le Compliance Director en informe par écrit le déclarant en le motivant.

Les personnes qui signalent de bonne foi des actes répréhensibles couverts par cette politique ne seront ni intimidées ni désavantagées (politique de non-représailles) ni confrontées à d'autres conséquences négatives pour avoir exprimé leurs inquiétudes.

Cette politique de non-représailles s'applique également à toute personne aidant le signaleur et/ou tout autre tiers impliqué. Les représailles comprennent, sans s'y limiter :

• Intimider, ignorer et exclure le signaleur ;
• Faire des accusations infondées ou disproportionnées concernant la performance du signaleur ;
• Imposer des interdictions réelles d'enquête, de parole, de travail et/ou de contact au signaleur ou à ses collègues, sous quelque forme ou formulation que ce soit ;
• Intimider le signaleur en menaçant de certaines mesures ou comportements si le signalement est poursuivi.

DAF ne tolère aucune forme d'intimidation ou de représailles et prendra des mesures disciplinaires contre les collègues ou responsables concernés si nécessaire. La politique de non-représailles ne s'applique pas en cas de plaintes personnelles, de critiques des choix politiques ou d'objections de conscience. La politique de non-représailles ne s'applique pas non plus si le déclarant agit pour son propre profit ou porte de fausses accusations en toute connaissance de cause, pour des raisons inappropriées ou avec une intention malveillante.

Si un déclarant estime être puni en raison de sa position en tant que déclarant d'actes répréhensibles présumés ou parce qu'il participe à une enquête suite à un signalement, il est encouragé à le signaler immédiatement au Compliance Director, afin que DAF puisse prendre les mesures appropriées.

S'il s'avère que le déclarant a été personnellement impliqué dans des actes répréhensibles présumés, le fait de faire un signalement ne l'exempte pas des mesures possibles de DAF ou de la responsabilité civile, pénale ou légale. Cependant, DAF tiendra toujours compte du fait qu'un déclarant a volontairement et de bonne foi signalé ses soupçons d'actes répréhensibles conformément à la présente politique. DAF se conformera aux lois et exigences applicables en matière de confidentialité et de protection des données lors des enquêtes, comme indiqué dans sa déclaration de confidentialité.