Plan de réponse aux signalements

Lorsque vous signalez une violation (suspectée), vous recevez un accusé de réception. Un résumé et une proposition de traitement sont envoyés au Comité d'intégrité par le Directeur de la conformité.

Cette procédure est généralement effectuée dans les deux semaines suivant la réception du rapport. Le comité d'intégrité évaluera le cas et décidera s'il doit être classé sans suite ou faire l'objet d'une enquête. Cette décision sera communiquée au déclarant. S'il est décidé que le cas fera l'objet d'une enquête, l'affaire est confiée à un enquêteur. L'enquêteur procède à une évaluation initiale de la crédibilité, du contexte et de la gravité (potentielle) du rapport.

Si une enquête est jugée nécessaire, le Comité d'intégrité formera une équipe d'enquête. Une enquête est toujours requise lorsque le rapport :

- contient des violations présumées du FCPA ou d'autres lois anti-corruption applicables ;
- contient des violations présumées des lois antitrust ;
- implique la haute direction de PACCAR EU ; et/ou
- pourrait autrement avoir un impact majeur ou massif sur la réputation de DAF/PACCAR (ci-après la Société).

L'équipe d'enquête doit être indépendante et ne doit donc pas comprendre un collègue direct, un subordonné ou le superviseur du suspect ou du déclarant.

L'équipe d'enquête fournira au Comité d'intégrité des informations préliminaires sur la planification de l'enquête. Le rôle principal de l'équipe d'enquête est de rassembler les informations et la documentation concernant le rapport (recherche des faits). Il appartient au Comité d'intégrité de formuler un avis sur la question de savoir si la violation présumée a eu lieu.

Après la mise en place de l'équipe d'enquête, l'objectif et la portée de l'enquête doivent être définis dans le plan d'enquête, idéalement dans un délai d'une semaine. À ce stade, et après avoir évalué la crédibilité et le contexte dans lesquels le signalement est effectué, l'équipe d'enquête peut conseiller au comité d'intégrité de rejeter le signalement (par exemple en raison de preuves insuffisantes ou inexistantes pour étayer la violation présumée). Dans ce cas, l'équipe d'enquête doit documenter et archiver cet avis. La décision du comité d'intégrité sera motivée dans une communication au déclarant.

Après avoir planifié l'enquête, les étapes suivantes doivent être réalisées dès que possible :
- Obtenir des preuves
- Réaliser des entretiens
- Réaliser et vérifier les analyses
- Rapport sur l'état d'avancement intermédiaire au Comité d'intégrité

L'enquête doit être menée dans les 2 mois suivant la réception du rapport. Dans des circonstances particulières, le Comité d'intégrité peut prolonger la période d'enquête, ce qui sera communiqué au déclarant.

Les conclusions et observations doivent être correctement documentées. L'équipe d'enquête doit remettre un rapport final au comité d'intégrité. Le comité d'intégrité doit limiter la distribution et la présentation du rapport final au personnel autorisé uniquement, en fonction des besoins.

Un résumé des conclusions ou du résultat final sera fourni au rapporteur par le comité d'intégrité.
En fonction des conclusions de l'enquête, le comité d'intégrité conseillera la direction concernée en cas de violation présumée liée à la conformité ou en cas de tout autre type de faute présumée, sur la marche à suivre appropriée, notamment, mais sans s'y limiter :

i. Déclarer le rapport irrecevable / ne prendre aucune autre mesure.
ii. Prendre des mesures disciplinaires, par exemple, un avertissement écrit, une formation obligatoire, une suspension, une réduction de salaire, une rétrogradation ou un licenciement pour le ou les employés concernés.
Toute mesure disciplinaire de ce type reflétera correctement la gravité de la faute.
iii. Élaborer des mesures supplémentaires, telles que la formation, le renforcement des contrôles internes, la création de politiques supplémentaires ou d'autres mesures visant à promouvoir une culture d'intégrité et de conformité.